Medicinska sekreterare kan avlasta läkarna – och rädda liv

Fem andra medicinska sekreterare på Södertälje sjukhus upplever det kränkande att sitta för sig själva och aldrig ha att göra med andra på sjukhuset. ”Vi sitter i en hall, för oss själva, är en egen enhet och har egna chefer. Självklart är det ett problem, speciellt då många läkare inte pratar korrekt svenska och vi inte kan gå fram till dem och fråga vad de menar, det blir många journaler med tre punkter för att markera att vi inte hör vad som menas”, säger en av dem. Hon vill vara anonym.

En medicinsk sekreterare säger att de behöver träffa läkarna då många av dessa är utrikesfödda och antingen inte behärskar den svenska grammatiken tillfredställande eller inte kan uttala orden rätt. Sekreterarna kan endast kommunicera med läkarna via journalprogrammets chatfunktion som det ser ut nu.

Olika i regionerna

Hur ser det då ut i respektive region? I vissa regioner är det brist på medicinska sekreterare och i andra tror man att det snart blir brist då många pensioneras och det inte utbildas tillräckligt många i landet.

I Region Jönköping till exempel är det brist på medicinska sekreterare enligt rekryteringsspecialisten Lisa Hedberg. Under 2020 annonserades det ut 79 plaster. 24 av dessa har inte tillsatts, en vanlig anledning är att det inte har funnits några aktuella sökanden som uppfyller kraven.

I Region Dalarna saknas det för närvarande 26 medicinska sekreterare, enligt Stina Danielsson som är chef för kompetensförsörjning.

I Region Kronoberg har de också brist på medicinska sekreterare, hur många de behöver vet de inte.

I Region Norrbotten beror bristen enligt pressansvarig Emma Bergström Wuolo på svårigheter att rekrytera till vissa orter och att det under en längre tid inte funnits någon yrkesutbildning för medicinska sekreterare i regionen. Hon menar att bristen på medicinska sekreterare kan skapa arbetsanhopning och att det kan ta längre tid att få uppgifter införda i journaler.

På Karolinska Universitetssjukhuset befarar man att pensionering av medicinska sekreterare kan komma att drabba vården.

Journalutskrifter blir sena

På vissa avdelningar på sjukhus som jag talat med ligger utskrifter av journaler efter med en månad. Detta problem återfinns också på vårdcentraler. Det finns helt enkelt för få medicinska sekreterare i förhållande till hur många journaler som behöver skrivas.

Fackförbundet Vision gjorde 2018 en enkät bland drygt 4500 medicinska sekreterare. Konklusionen blev att det råder brist på medicinska sekreterare i så gott som hela landet. Man kom också fram till att bristen riskerar att bidra till längre vårdköer och att påverka patientsäkerheten.

Veronica Magnusson, ordförande Vision, pekar på ett annat problem kopplat till bristen på medicinska sekreterare²”: Jag är innerligt trött på pratet om att nedskärningar i administrationen ska lösa alla vårdens problem. Tvärtom – i dag är det brist på medicinska sekreterare som sköter journalföringen, vilket ibland bidrar till att patienter får vänta på remisser. Dessutom måste mycket av administrationen i stället utföras av läkare och sjuksköterskor, vilket inte gör att vi utnyttjar vårdens kompetens på bästa sätt.”

I sin text lyfter hon också fram problemet med yrkesutbildningarna för medicinska sekreterare. De anordnas regionalt och med olika kursplaner och kunskapsinnehåll. Detta skapar inlåsningseffekter som gör att nyutexaminerade medicinska sekreterare får svårt att söka jobb i hela landet. Vision vill att regeringen ändrar på detta, att det införs nationella kunskapskrav.

Förändringar på flera plan

Jan Gruenberg på bemanningsföretaget Conscriptor tror att antalet medicinska sekreterare i sin nuvarande form kommer att halveras inom de närmaste fem åren. Läkarna kommer att läsa in journalerna i ett dikteringsprogram som kommer att transkribera orden automatiskt. Men dataprogrammet kommer till exempel inte kunna transkribera en röst som bryter, som inte behärskar tillräckligt bra svenska eller olika dialekter av språket.

”Medicinska sekreterare behövs, det ser vi ju på de 200 som vi har anställt. Jag menar att man i framtiden bör se över deras yrkesroll, att de ska få tillbaka den status de hade tidigare, att de ska underlätta för läkarna som idag tvingas ägna alldeles för mycket tid åt administration.”

Conscriptors medicinska sekreterare jobbar hemifrån. De får ljudfilerna med det läkare dikterat hemskickade och skickar tillbaka när de har skrivit ut det inspelade. De kommer alltså inte heller i naturlig kontakt med läkarna.

”Ja, det vore ju självklart bättre, men under rådande situation med coronavirusets spridning och då är brist på sekreterare och man endast vill ha utskrifter så är det en bra lösning”, säger Gruenberg.

På IVO, Inspektionen för vård och omsorg, dit man anmäler fel i sjukvården har man ingen kunskap om vad avsaknad av medicinska sekreterare leder till. Det är nämligen bara legitimerad personal som omfattas av myndighetens ansvarsområde, läkare och sjuksköterskor till exempel.

Socialstyrelsen saknar också kunskap om situationen för medicinska sekreterare. Verket hänvisar till statistik hos Myndigheten för yrkeshögskolan. I en rapport från 2020 drar de slutsatsen att läkare lägger ned 70 procent av sin arbetstid på vårdadministration.

Väldigt olika arbetsuppgifter

När jag för intervjuer efterfrågade medicinska sekreterare på sociala medier fick jag 21 svar. Av de var det 18 som ansåg att de behövde vara fler ur yrkeskåren på deras arbetsplatser, att man halkar efter för att de inte hinner skriva ut journaler tillräckligt snabbt och att det är en stressig miljö. Sju klagar på lönen, de har drygt 22 000 i heltidslön, medan andra med lika lång erfarenhet och motsvarande utbildning har 26 000 kronor. Alla jag talat med anser att de skulle kunna underlättar för läkare och övrig vårdpersonal om de bara fick chansen.

Vilka arbetsuppgifter en medicinsk sekreterare har skiljer beroende på var i Sverige de arbetar. Medan de på Södertälje sjukhus upplever sig vara ”robotar som endast skriver” har andra långt fler uppgifter. En medicins sekreterare som jobbar på en avdelning i Norrland delade med sig av sitt dagsschema.

”Jag älskar mitt jobb. Men vi är en osynlig grupp utbildade vårdanställda med stor kunskap inom medicinsk terminologi, anatomi, skrivregler och diagnosklassificering. Jag ansvarar för allt det på min avdelning och är webbredaktör för externa och interna hemsidan, sammankallar till möten, skriver minnesanteckningar, ja listan kan göras lång.”

En orsak till antalet döda?

Medicinska sekreterare nämns varken i Coronacomissionens eller IVO:s granskningar av varför så många dött på serviceboenden i Sverige. Båda organisationerna anser dock att journalföringen måste ses över. Frågan som uppstår är då om antalet döda kan sättas i samband med bristen på medicinska sekreterare.

Flera medicinska sekreterare i sex regioner i landet som jag talat med säger att de larmade redan i mars om att de behöver hjälp med journalföringen. Sekreterarna finns i både primärvården, på äldreboenden och på sjukhus. ”Vi var redan underbemannade och överbelastade långt innan coronavirusets utbrott” säger en av cheferna för medicinska sekreterare.

Över 1300 personer i äldreomsorgen i region Region Västa Götaland har dött med Covid-19. IVO har granskat behandlingen av 847 av dessa. Vården av covidsjuka på äldreboenden fick skarp kritik av myndigheten. IVO pekar på att brister i journalföringen gör att det inte riktigt går att veta vilken vård äldre har fått men också att äldre inte fick behandling utifrån det behov som fanns.

Johnny Magnusson, ordförande för regionstyrelsen i Västra Götaland, sa nyligen i SVT:s Agenda³ att han håller med IVO om att journalföringen borde ha skötts bättre. ”Vi har tittat på rapporten som IVO skrev och levererat ett svar. Den brist vi tycker är mest allvarlig och som man påpekar och som vi måste ta tag i är att det är lite eller mycket oreda i journalföringen. Det är ju dubbla journaler som förs här och det måste vi göra någonting åt.”

Björn Johansson som är kommunikatör på Region Västra Götaland utvecklar resonemanget. Han menar att den bristande journalföringen beror på att de olika aktörernas skrivprogram inte kan kommunicera med varandra. De kommunala boendenas, jourläkarnas och regionens. Men jourläkare arbetar för Regionen och är i många fall privata läkare.

När jag frågar hur det kommer sig att deras anteckningar inte finns med i regionens patientjournal säger han:

”Det jag har fått veta är att olika aktörers journaler inte pratar med varandra, de har olika systemen. Det är det som är det krångliga. Det krävs manuell överföring av varje anteckning, som då ska in på två andra ställen. Dessutom, om en patient åker in till sjukhus, då är det sjukhuset som för journalen, ett fjärde system. Det går då inte att följa patienten från primärvårdens journal eller boendets heller för den delen.

Björn Johansson vet inte vilken roll medicinska sekreterare har i detta.

En läkare i regionen som vill vara anonym skriver i ett mejl:

”Det stämmer att vi inte hinner med journalföringen. Vi borde ha fler medicinska sekreterare och de borde finnas med så att vi har en dialog och kan kommunicera om allt som måste in i journalen. De skulle också kunna följa upp patienten. Vi är nog många som skulle vilja ha det annorlunda. Det är klart att det får konsekvenser att vi har brister i dokumentationen. Titta bara på kritiken från IVO om antalet döda på särskilda boenden i Göteborg.”

Sammanhållen journalföring

Mats Melin som leder regeringens coronakommission säger att man ännu inte tittat på frågor om journalföring. Det man har gjort i det första delbetänkandet är att man sagt att de olika aktörerna måste anstränga sig mer för en sammanhållen journalföring.

”Som jag har förstått det förs nu journal på sjukhus, hos primärvården och på äldreboendena utan att det är givet att information som finns i en journal i till exempel primärvården är tillgänglig för den som har att göra en bedömning på äldreboendet.”

Melin refererar till IVO:s granskning som redovisades i december. I den sägs att ”IVO har också gjort bedömningen att avsaknaden av en mer patientcentrerad sammanhållen journalföring var ett allvarligt hinder för en effektiv informationshantering i vården.”

Av IVO:s intervjuer framgår att journaldokumentationen prioriterades ner på grund av arbetsbördan när pandemin var som värst. Resultatet blev att bristfällig dokumentation ledde till att vårdpersonal inte kunde läsa i journalen vilken vård patienten borde ha.

Medicinska sekreterare i sex regioner som jag varit i kontakt med säger att kaoset med journaler delvis eller till stor del beror på att deras yrkeskår prioriterats ned.

Att det finns för få medicinska sekreterare och att de som finns åter behöver vara en del av vårdteamen och finnas nära läkarna är något som bekräftas av Läkarförbundets ordförande Sofia Rydgren Stale:

”Läkarförbundet ser ett stort behov av fler medicinska sekreterare i svensk hälso- och sjukvård, som jobbar integrerat med annan vårdpersonal. En medicinsk sekreterare skulle mycket väl kunna göra vissa uppgifter en läkare gör idag. Vi behöver stöd i administration i vardagen, det har inte minst det pressade läget i pandemin visat. Ett bättre stöd i uppföljning, journalföring och administration skulle stärka den svenska vården.”